Datenschutzerklärung

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Smile Akademie, Inhaberin Elisabeth Baldauf-Geier

Wichnergasse 17, 6800 Feldkirch, Österreich

Telefon +43 660 18 10 888, E-Mail info@smile-akademie.com

• Kennzeichen Unternehmensregister: R083N820I
• info@smile-akademie.com
• Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Was beim Besuch dieser Website passiert

Diese Website ist eine reine Informationsseite. Sie enthält keine Cookies, keine Analyse- oder Statistikdienste, keine Werbenetzwerke und keine eingebetteten Inhalte fremder Anbieter – auch keine fremden Schriftarten und keine eingebetteten Landkarten. Alle Bilder und Gestaltungsdateien liegen auf unserer eigenen Adresse.

Trotzdem fallen technisch einige Daten an:

• Auslieferung der Seiten. Die Website wird über den Dienst Cloudflare Pages (Cloudflare, Inc., USA) ausgeliefert. Damit die Seite überhaupt bei Ihnen ankommt, verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten – insbesondere Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt des Aufrufs, die aufgerufene Adresse und Angaben zu Ihrem Browser. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und erreichbaren Internetauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Aufbewahrungsdauer der Cloudflare-Protokolle bitte prüfen und hier eintragen]
• Kursliste auf der Startseite. Die Startseite lädt die Liste der offenen Kurse direkt von unserem eigenen Anmeldesystem unter connect.smile-academy.info. Dabei entsteht eine Verbindung von Ihrem Browser zu unserem Server, bei der ebenfalls Ihre IP-Adresse anfällt.
• Hinweisfenster zur Sommerschule. Wenn Sie das Hinweisfenster schließen, merkt sich Ihr Browser das in einem lokalen Speicher (nicht als Cookie), damit es nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint. Dieser Merker enthält keine personenbezogenen Angaben und verlässt Ihr Gerät nicht. Sie können ihn über die Einstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.
• Links nach außen. Auf Google Maps (Anfahrt), auf Facebook, Instagram und LinkedIn sowie auf unsere Förderpartner verweisen wir nur mit gewöhnlichen Links. Erst wenn Sie darauf klicken, entsteht eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter – dann gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Wenn Sie eine Anfrage stellen oder sich anmelden

Unsere Formulare – die unverbindliche Anfrage, die Terminsuche und die Kursanmeldung – liegen technisch nicht auf dieser Website, sondern in unserem Anmelde- und Verwaltungssystem unter connect.smile-academy.info. Dort gilt dieselbe Erklärung.

Welche Angaben wir erheben

Je nachdem, welchen Weg Sie wählen, fragen wir ab:

• Zur anfragenden Person (Zahler oder Ansprechperson): Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land). Melden Sie sich selbst zum Unterricht an, zusätzlich Geburtsdatum und Geschlecht.
• Zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift sowie – sofern vorhanden – eigene E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Bei Anmeldungen für Schülerinnen und Schüler zusätzlich eine Freitextangabe zu Schule und Schulstufe (zum Beispiel „Gymnasium Feldkirch, 3. Klasse"). Bei Lehrlingen zusätzlich Lehrberuf, Lehrjahr und Ausbildungsbetrieb.
• Bei Anmeldungen durch Betriebe: Firmenwortlaut, UID-Nummer, Firmenanschrift und – auf Wunsch – eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse.
• Als Ansprechperson für Rückfragen zum Lernfortschritt: Vor- und Nachname, Verhältnis zur Schülerin oder zum Schüler, Telefonnummer und wahlweise E-Mail-Adresse.
• Ihr Anliegen als freier Text sowie – bei der Terminsuche – die gewünschten Fächer, Schulstufen, der Standort und Ihre Wunschtermine.
• Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung. Bei der unverbindlichen Anfrage speichern wir dazu den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung.

Wozu wir diese Daten verwenden und auf welcher Grundlage

• Um Ihre Anfrage zu bearbeiten und den Unterricht vorzubereiten – also um Sie zurückzurufen, einen passenden Termin und eine passende Lehrkraft zu finden und einen Vertrag anzubahnen. Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Um Missbrauch der Formulare zu verhindern. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, insbesondere im Rechnungswesen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Soweit Sie eingewilligt haben – etwa bei freiwilligen Zusatzangaben oder bei Benachrichtigungen, die Sie selbst einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Bitte beachten Sie beim Freitextfeld

Im Feld „Ihr Anliegen" können Sie frei schreiben. Bitte teilen Sie uns dort nur mit, was für die Organisation des Unterrichts wirklich nötig ist. Wenn Sie von sich aus besonders schützenswerte Angaben machen – etwa zu Unverträglichkeiten oder zur Gesundheit –, verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und nur, um den Unterricht sicher durchführen zu können. Sie sind dazu nicht verpflichtet.

Schutz vor automatisierten Eingaben

Damit unsere Formulare nicht von Programmen missbraucht werden, setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., USA). Dabei lädt Ihr Browser ein Prüfprogramm von Cloudflare, und wir lassen das Prüfergebnis anschließend von Cloudflare bestätigen. Cloudflare erhält dabei technische Angaben zu Ihrem Gerät und Ihrem Browser sowie – je nach Weg – Ihre IP-Adresse. Inhalte des Formulars werden nicht an Cloudflare übermittelt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Adressvorschläge beim Ausfüllen

Damit die Anschrift schneller und richtig erfasst wird, schlägt das Formular passende Adressen vor. Dazu leitet unser Server Ihre Eingabe im Adressfeld an den Adress-Suchdienst Photon weiter (betrieben von der komoot GmbH, Deutschland). Übermittelt wird nur der eingetippte Adresstext, nicht Ihr Name und nicht Ihre übrigen Angaben.

Abgewiesene Absendeversuche

Wird ein Absendeversuch abgewiesen – etwa weil die Missbrauchsprüfung anschlägt oder Pflichtfelder fehlen –, halten wir den Vorgang zur Sicherheit fest. Dabei werden IP-Adresse, Browserkennung und die bereits eingegebenen Kontaktangaben gespeichert. Bei einem erfolgreichen Absenden speichern wir Ihre IP-Adresse nicht.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen

Für die Anmeldung im Kundenportal betreiben wir einen eigenen Anmeldedienst unter auth.smile-academy.info. Dort werden Ihre Zugangsdaten verwaltet; das Passwort wird nur verschlüsselt gespeichert.

Sie können sich wahlweise mit Ihrem Google-Konto anmelden. In diesem Fall erfährt Google, dass Sie sich bei uns anmelden, und übermittelt uns Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Stimmt die E-Mail-Adresse mit einem bereits vorhandenen Zugang überein, werden beide automatisch verknüpft. Rechtsgrundlage ist Ihre Entscheidung für diesen Anmeldeweg (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sich stattdessen jederzeit mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden.

Wie wir Sie benachrichtigen

• E-Mail. Der Versand läuft über die Google-Workspace-Dienste (Google Ireland Limited bzw. Google LLC, USA) unter unserer eigenen Absenderadresse. Google verarbeitet dabei die Empfängeradresse und den Inhalt der Nachricht.
• SMS. Erinnerungen und Bestätigungen per SMS versenden wir über ein eigenes Mobilgerät mit eigener SIM-Karte in unseren Räumen. An dieses Gerät gehen die Rufnummer und der Nachrichtentext; außerdem wird dort ein Verzeichnis unserer Kontakte vorgehalten, damit eingehende Anrufe zugeordnet werden können. Es wird ausschließlich dieses eigene Gerät verwendet und kein externer SMS-Dienst.
• Push-Nachrichten im Browser. Diese sind freiwillig und müssen von Ihnen im angemeldeten Bereich ausdrücklich eingeschaltet werden. Technisch bedingt läuft die Zustellung über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers – bei Chrome, Edge und Android über Google, bei Firefox über Mozilla, bei Safari und iOS über Apple. Der Nachrichteninhalt ist dabei verschlüsselt. Wir speichern die Geräteadresse, die zugehörigen Schlüssel und eine grobe Geräteart (etwa „iPhone" oder „Windows"). Schalten Sie die Benachrichtigungen ab oder bleibt ein Gerät 90 Tage ungenutzt, wird der Eintrag gelöscht.

Wo Ihre Daten gespeichert sind

Unser Anmelde- und Verwaltungssystem samt Datenbank läuft auf eigenen Servern, die wir selbst betreiben – nicht bei einem Cloud-Anbieter. Der Zugriff aus dem Internet läuft aus Sicherheitsgründen über einen verschlüsselten Tunnel von Cloudflare; Cloudflare übernimmt also den Transport, speichert die Inhalte aber nicht dauerhaft.

Wer Ihre Daten außerdem erhält

• Unsere Lehrkräfte und Mitarbeitenden, soweit sie die Angaben für den Unterricht und die Verwaltung benötigen.
• Förderstellen, wenn Sie eine Förderung in Anspruch nehmen. Wir rechnen bewilligte Förderungen direkt mit dem jeweiligen Förderpartner ab – etwa mit Rettet das Kind Vorarlberg, der Wirtschaftskammer Vorarlberg, START Vorarlberg oder dem Institut für Sozialdienste. Übermittelt werden dabei die für die Abrechnung nötigen Angaben. [Bitte je Förderpartner ergänzen, welche Daten genau übermittelt werden und auf welcher Grundlage.]
• Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten: Cloudflare (Auslieferung der Website, Missbrauchsschutz, Transportverschlüsselung), Google (E-Mail-Versand und Push-Zustellung), komoot (Adressvorschläge). [Bitte prüfen, ob mit allen genannten Anbietern ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.]
• [Weitere Empfänger bitte ergänzen, z. B. Steuerberatung, Bank, Zahlungsdienstleister, Inkasso.]

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Cloudflare und Google sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Eine Verarbeitung Ihrer Daten außerhalb der Europäischen Union lässt sich dabei nicht ausschließen. [Rechtsgrundlage für die Drittlandübermittlung bitte prüfen und hier benennen – etwa EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework.] Der Adress-Suchdienst Photon wird in Deutschland betrieben.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist, und darüber hinaus so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Offen und ehrlich gesagt: Unser Verwaltungssystem führt für alle gespeicherten Daten eine vollständige Änderungshistorie. Auch nachdem ein Eintrag geändert oder gelöscht wurde, bleibt der frühere Stand technisch erhalten. Das dient der Nachvollziehbarkeit im Rechnungswesen und der Fehlersuche.

Belegbar geregelt sind bisher nur einzelne Fälle: Geräteeinträge für Push-Nachrichten werden nach 90 Tagen ohne Nutzung gelöscht, befristete Zugangslinks laufen ab und werden entfernt, und Kontaktdaten aus Terminanfragen können unkenntlich gemacht werden.

Noch festzulegen:

• [Löschkonzept bitte festlegen und hier eintragen: Wie lange werden Anfragen aufbewahrt, die zu keinem Vertrag führen? Wie lange bleiben Kundendaten nach Ende der Zusammenarbeit? Wie lange die Sicherheitsprotokolle mit IP-Adressen? Wie wird mit der dauerhaften Änderungshistorie umgegangen?]
• [Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bitte prüfen und benennen, insbesondere für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen.]

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft darüber, welche Daten wir zu Ihnen gespeichert haben
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Angaben
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit – Sie erhalten Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Wenden Sie sich dafür einfach an info@smile-akademie.com oder rufen Sie uns an. Betrifft die Anfrage eine minderjährige Schülerin oder einen minderjährigen Schüler, üben die Erziehungsberechtigten diese Rechte aus.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42, 1030 Wien

Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at

Müssen Sie uns diese Daten geben?

Nein – Sie sind zu keiner Angabe verpflichtet. Ohne Namen, Kontaktdaten und die Angaben zur Schülerin oder zum Schüler können wir eine Anfrage allerdings nicht bearbeiten und keinen Unterricht vereinbaren. Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben sind daher Voraussetzung für einen Vertragsabschluss. Freiwillige Zusatzangaben sind ausdrücklich als solche gekennzeichnet.

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Unser Verwaltungssystem zeigt den Mitarbeitenden intern zwar Hinweise, die sich aus dem bisherigen Terminverlauf ergeben – etwa auf wiederholte kurzfristige Absagen. Welche Konsequenz daraus folgt, entscheidet aber immer ein Mensch.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Abläufe oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 17.08.2026